Bir kreşin işi yalnız çocuklarla değil, bilgiyle de doludur: ön kayıt başvuruları, öğrenci bilgileri, alerjiler, çocuğu teslim alabilecek kişiler, duyurular, etkinlikler ve velilerin bitmeyen "bugün nasıldı?" soruları. Bu bilgiler defterlere, WhatsApp gruplarına ve Excel dosyalarına dağıldığında hem okul yönetimi yorulur hem de velinin güveni sarsılır.
Kreş yönetim programı bu bilgileri tek bir yerde toplar. Bu yazıda böyle bir programda nelerin olması gerektiğini, Denizli'de 25 yıllık bir anaokulu olan Minik Şirinler için kurduğumuz sistemden örneklerle anlatıyoruz. Okulun tanıtım sitesi tarafını kreş ve anaokulu web sitesi yazımızda ayrıca ele aldık.
Ön kayıt: başvurular kaybolmasın
Veliler okulu çoğu zaman internetten bulur ve ilk teması bir ön kayıt formuyla kurar. Formdan gelen başvurunun bir e-posta kutusunda kaybolmaması, yönetim panelinde listelenmesi ve durumunun (arandı, görüşmeye geldi, kayıt oldu) işaretlenebilmesi gerekir.
Minik Şirinler'de sitedeki ön kayıt formu doğrudan okulun yönetim paneline düşüyor; okul yönetimi başvuruları buradan değerlendiriyor.
Öğrenci dosyası
Her çocuk için tek bir kayıt: veli bilgileri, acil durumda aranacak kişiler, alerji ve sağlık notları, kullanılan ilaçlar ve çocuğu okuldan teslim alabilecek kişiler. Bu bilgiye öğretmenin sınıfta, yöneticinin ofiste aynı anda ulaşabilmesi gerekir. Sağlık bilgileri gibi hassas alanlar yalnız yetkili kişilere görünmelidir.
Veli portalı
Velinin en çok merak ettiği şey kendi çocuğudur. Öğrenci bazlı bir veli portalında veli, yalnız kendi çocuğuyla ilgili duyuruları ve bilgileri görür; başka çocukların bilgisine ve fotoğrafına erişemez. Bu, sınıf WhatsApp gruplarında paylaşılan toplu fotoğrafların yarattığı izin sorununu da çözer.
Minik Şirinler'de veliler portala kendi hesaplarıyla giriyor ve yalnızca kendi çocuklarına ait duyuru ve bilgileri görüyor.
Öğretmen ekranı
Öğretmenin yönetim panelinin tamamına değil, kendi sınıfına ihtiyacı vardır. Sınıf listesi, duyuru girme ve velilerle ilgili bilgiler öğretmenin ekranında toplanmalı; ekran telefonda da rahat kullanılmalıdır. Minik Şirinler'de öğretmenler kendi sınıflarını kendi portallarından yönetiyor.
Duyuru ve etkinlik takvimi
Gezi, gösteri, veli toplantısı ya da tatil duyurusu tek yerden girilmeli; tüm okula, bir sınıfa ya da tek bir veliye gönderilebilmelidir. Etkinlik takviminin okulun sitesinde de görünmesi, aday velilere okulun canlılığını gösterir.
İhtiyaca göre eklenebilenler
Her okulun düzeni farklıdır. Şu bölümler okulun isteğine göre eklenir:
- Günlük yoklama ve giriş çıkış saatleri
- Yemek listesi ve günlük akış (yemek, uyku, etkinlik)
- Aidat ve ödeme takibi, geciken ödemeler için hatırlatma
- Personel listesi ve nöbet çizelgesi
- Doluluk ve kayıt raporları
KVKK ve çocukların verileri
Çocuklara ait bilgi ve fotoğraflar hassastır. Velilerden fotoğraf paylaşımı için açık rıza alınmalı, aydınlatma metni hazırlanmalı ve verilere erişim rol bazlı sınırlanmalıdır. Genel çerçeveyi KVKK yükümlülükleri yazımızda anlattık; hukuki metinlerin son kontrolünü bir avukatla yapmanızı öneriyoruz.
Hazır program mı, okula özel mi?
Piyasada aylık ücretle kullanılan hazır kreş programları vardır ve standart ihtiyaçlar için hızlı bir başlangıçtır. Okulun sitesiyle bütünleşik bir veli portalı, okula özgü kayıt ve ödeme düzeni ya da verilerin okulun kendi sunucusunda tutulması isteniyorsa okula özel program daha uygun olur. Karar verirken hazır yazılım mı, özel yazılım mı yazımız yol gösterebilir.
Kreşiniz ya da anaokulunuz için neler yapabileceğimizi kreş yönetim programı sayfasında görebilir, ihtiyacınızı bize yazabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Kreş yönetim programını öğretmenler telefondan kullanabilir mi?
Kullanabilmeli. Öğretmenin gün içinde sınıfın başından ayrılmadan duyuru girmesi ya da bilgi güncellemesi için programın telefonda rahat çalışması gerekir. Minik Şirinler'de öğretmenler kendi sınıflarını kendi ekranlarından yönetiyor.
Veliler diğer çocukların bilgilerini görebilir mi?
Görmemelidir. Öğrenci bazlı veli portalında her veli yalnızca kendi çocuğuyla ilişkilendirilmiş duyuru, fotoğraf ve bilgileri görür. Herkese açık sitede hangi fotoğrafın yayınlanacağına okul karar verir.
Hazır kreş programı mı, okula özel program mı?
Standart ihtiyaçlar için aylık ücretli hazır programlar hızlı bir başlangıçtır. Okulun kendi sitesiyle bütünleşik bir veli portalı, okula özgü kayıt ve ödeme düzeni ya da verilerin okulun kendi sunucusunda tutulması isteniyorsa okula özel program daha uygundur.
Bu konuda bir projeniz mi var?
Bize anlatın