Bir veteriner kliniğinde günün önemli bir kısmı kayıtla geçer: bu hastanın son aşısı ne zamandı, hangi ilacı kullandı, sahibi kimdi, bir sonraki doz ne zaman? Hatırlatma telefonları unutulunca aşı takvimi aksar; kâğıt kartlar ve dağınık Excel dosyaları da kliniği yavaşlatır.
Veteriner klinik programı bu bilgileri tek bir yerde toplar. Bu yazıda program seçerken nelere bakmanız gerektiğini, hayvan sahipleri ve veteriner hekimler için geliştirdiğimiz Vetapirin uygulamasından örneklerle anlatıyoruz.
Önce kliniğinizin türünü düşünün
Evcil hayvan kliniği ile çiftlik hayvanlarına saha hizmeti veren bir hekimin ihtiyacı aynı değildir. Evcil hayvan kliniğinde randevu, muayene kaydı ve aşı hatırlatması öne çıkar. Büyük hayvan pratiğinde ise sürü kaydı, küpe numarasıyla arama, üreme takibi, ilaç arınma süreleri ve sahada telefonla çalışmak önemlidir. Denizli'de iki pratiği birlikte yürüten klinikler de az değildir; programın ikisine de uyması gerekir.
Hasta ve sahip kaydı
Her hayvan için tek bir dosya: tür, ırk, doğum tarihi, küpe ya da çip numarası, fotoğraf ve sahibinin iletişim bilgileri. Bir sahibin birden çok hayvanı, bir çiftliğin yüzlerce hayvanı olabilir; arama hızlı olmalı, liste kalabalıkta da kullanılabilmelidir.
Aşı ve tedavi takvimi
Yapılan aşılar, tedaviler, kullanılan ilaçlar ve bir sonraki tarih kayda girilmelidir. Programın asıl değeri burada ortaya çıkar: tarih yaklaşınca hatırlatma kendiliğinden gitmelidir. Vetapirin'de aşı ve tedavi takvimi ile yaklaşan işlemler için bildirimler bir arada; hayvan sahibi bir sonraki dozu telefonunda görüyor.
Hasta sahibiyle aynı kayıt
Hekimin işlediği kaydı hasta sahibinin de görebilmesi, hem hatırlatmayı kolaylaştırır hem de güven verir. Vetapirin'de hayvan sahibi, veteriner ve yönetici için üç ayrı arayüz var; her biri yalnız kendisini ilgilendiren bilgiyi görüyor. Hayvan sahibi sürüsünün ya da evcil hayvanının sağlık geçmişine telefonundan ulaşıyor.
Randevu
Randevunun telefonla değil uygulama ya da web sitesi üzerinden alınabilmesi, yoğun saatlerde telefona bakma yükünü azaltır. Hekimin müsait olduğu saatlerin tanımlanabilmesi ve randevu yaklaşınca hatırlatma gitmesi gerekir.
Stok ve tahsilat
İlaç, aşı ve mama stoğunun son kullanma tarihleriyle takip edilmesi, kullanılan ürünün muayene kaydından stoktan düşmesi ve hasta sahibinin cari hesabının tutulması, kliniğin günlük işini kısaltır. Bu bölümler kliniğin büyüklüğüne göre seçilir.
Sahada çalışma
Çiftlikte kayıt bilgisayar başında değil, ahırda tutulur. Programın telefonda büyük düğmeler ve kısa formlarla çalışması, internet zayıfken bile kayıt alabilmesi gerekir. Sürü takibinde nelerin önemli olduğunu sürü takip programı yazımızda ayrıca anlattık.
KVKK
Hasta sahiplerinin kişisel verileri programda tutulur. Erişimin rol bazlı sınırlanması, verinin şifreli aktarılması ve aydınlatma metninin hazır olması gerekir. Hukuki metinlerin son kontrolünü bir avukatla yapmanızı öneriyoruz.
Hazır program mı, uygulama mı, kliniğe özel sistem mi?
Piyasada yıllardır kullanılan hazır veteriner klinik programları vardır; standart bir klinik için iyi bir başlangıçtır. Hasta sahibinin telefonuna uzanan bir uygulama, sürü takibi ya da kliniğinize özgü bir işleyiş istiyorsanız Vetapirin'i ya da kliniğinize göre geliştirilecek bir sistemi değerlendirebilirsiniz. Vetapirin'in Android sürümü Google Play'de yayında ve veteriner hekimlerden gelen geri bildirimlerle gelişmeye devam ediyor.
Kliniğinizin ihtiyacını konuşmak için veteriner klinik programı sayfamıza bakabilir ya da bize yazabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Mevcut kayıtlarımı yeni programa aktarabilir miyim?
Eski programınızdan ya da Excel'den dışa alınabilen hasta, sahip ve aşı kayıtları çoğu zaman yeni sisteme aktarılabilir. Aktarımdan önce verinin bir örneğini inceleyip hangi alanların karşılık bulduğunu birlikte kontrol etmek gerekir.
Hasta sahibine aşı hatırlatması nasıl gider?
Programda aşının bir sonraki tarihi kayıtlıysa, tarih yaklaşınca hatırlatma kendiliğinden gönderilir. Hasta sahibi bir uygulama kullanıyorsa bu bir telefon bildirimidir; kullanmıyorsa SMS ya da mesaj seçenekleri kurulabilir.
Programı sahada, çiftlikte kullanabilir miyim?
Büyük hayvan pratiği yapan hekimler için programın telefonda rahat çalışması ve internetin zayıf olduğu yerlerde kayıt alabilmesi önemlidir. Bu ihtiyaç baştan belirtilirse sistem ona göre kurulur.
Bu konuda bir projeniz mi var?
Bize anlatın