Toplantı notundan görev tablosu ve takip e-postası: iki hazır prompt

Toplantı bitti, herkes masadan kalktı. Elinde yarım cümlelerden oluşan bir not var: "ayşe teklif? cuma", "mert sunum", "bütçe → can'a sor". Kimin neyi, ne zamana kadar yapacağı kimsenin aklında net değil. Bu rehberde o notu ChatGPT, Claude ya da Gemini'ye verip iki şey çıkaracağız: kim, ne, ne zamana kadar tablosu ve ekibe gidecek kısa bir takip e-postası. İki prompt da hazır, kopyalayıp kullanabilirsin.

İhtiyacın olan: toplantı notun (ya da toplantının yazılı dökümü), bir ChatGPT, Claude veya Gemini hesabı ve on dakika.

1. Notu hazırla, temize çekme

Notu temize çekme. Yapay zekâ dağınık metni okuyabilir; senin işin yalnız eksik bağlamı eklemek:

• Kısaltma kullanıyorsan aç: "AY = Ayşe Yılmaz, MK = Mert Kaya".
• Toplantının tarihini yaz. "Cuma", "haftaya" gibi ifadeler ancak bu tarihle gerçek güne dönüşür.
• Gizli bir bilgi varsa (müşteri adı, fiyat, kişisel veri) önce 6. adımı oku.

Metni yapıştırmak her üç araçta da yeter. Not bir dosyadaysa ekleyebilirsin de:

• ChatGPT: Belge (DOCX, PDF, TXT), tablo ve metin dosyası yükleme ücretsiz ve ücretli planlarda var. Ücretsiz planda günde 3 dosya sınırı bulunuyor.
• Claude: Sohbet kutusunun sol altındaki + düğmesi → Add files or photos. PDF, DOCX, TXT ve CSV desteklenir.
• Gemini: gemini.google.com'da metin kutusu → Add files → Upload Files. Oturum açmış olman gerekir.

2. Görev tablosunu çıkar (Prompt 1)

Yeni bir sohbet aç ve şunu yapıştır:

Aşağıdaki toplantı notundan bir görev tablosu çıkar.

Sütunlar: Görev | Kim | Son tarih | Not
- Her görevi bir fiille başlat (ör. "Teklifi gönder").
- Notta geçmeyen isim ya da tarih uydurma; bilinmiyorsa "?" yaz.
- "Cuma", "haftaya" gibi ifadeleri toplantı tarihine göre gün/ay olarak yaz.
- Alınan kararları tablonun altında ayrı bir liste olarak ver.
- Belirsiz maddeleri en sonda soru olarak listele.

Toplantı tarihi: [gün.ay.yıl]
Kısaltmalar: [ör. AY = Ayşe Yılmaz]

NOT:
[notu buraya yapıştır]

En önemli satır "uydurma; bilinmiyorsa ? yaz" satırı. Bu satır olmadan araç, boşluğu en olası isimle doldurmaya çalışabilir. OpenAI'nin yardım sayfası da ChatGPT'nin tarih ve olgularda kendinden emin biçimde yanılabileceğini, önemli bilgilerin kontrol edilmesi gerektiğini söylüyor.

3. Tabloyu oku: soru işaretleri senin işin

Örnek bir çıktı şöyle görünür:

Soru işareti hata değildir. Toplantıda kimsenin söylemediği bir şeyi gösterir: sorumlusu belli olmayan bir görev ya da tarihi konmamış bir iş. Bunları e-postada sormak, toplantıdan sonra en sık kaybolan işleri yakalamanın yolu.

4. Takip e-postasını yazdır (Prompt 2)

Aynı sohbette devam et:

Bu tabloya göre ekibe kısa bir takip e-postası yaz.
- Konu satırı öner.
- Her kişinin görevini ve son tarihini ayrı satırda ver.
- "?" olan maddeleri "Netleştirelim" başlığı altında soru olarak sor.
- Ton: kibar ve kısa. En fazla 150 kelime.

Çıkan metni e-posta uygulamana kopyala. Alıcıları sen seç, metni son kez oku ve gönder tuşuna sen bas.

5. Göndermeden önce kontrol et

Dört soruyu tek tek sor:

1. İsimler doğru kişide mi? Benzer isimler ya da baş harfler karışabilir.
2. Tarihler notla aynı mı? "Cuma" gerçekten bu cuma mı, gelecek cuma mı?
3. Notta olmayan bir görev eklenmiş mi? Araç "mantıklı" görünen ama konuşulmamış bir iş ekleyebilir.
4. "?" maddeleri e-postada soruluyor mu? Sessizce silinmiş olmasın.

Toplantının ses kaydından alınmış bir döküm kullandıysan ayrıca dikkat et: OpenAI'nin yardım sayfasına göre dökümler hata içerebilir ve konuşmacı ayrımı güvenilmez olabilir. Önemli ayrıntıları asıl kayıtla karşılaştır.

6. Gizlilik: önce şirket kuralı

İş toplantısının notu çoğu zaman şirket bilgisidir. Yapay zekâya vermeden önce:

• Şirketinin yapay zekâ kullanım kuralına bak. Şirket hesabıyla (ChatGPT Business, Enterprise gibi) çalışıyorsan kuruluşunun gizlilik ve saklama politikaları geçerlidir.
• ChatGPT'de geçici sohbet: Yeni sohbet aç → Temporary seç. Geçici sohbet geçmişte görünmez ve geçici kaldığı sürece OpenAI modellerini geliştirmek için kullanılmaz; ama güvenlik amacıyla 30 güne kadar saklanabilir. Sohbeti kaydedersen normal sohbete dönüşür.
• Kalıcı ayar: Hesap menüsü → Settings → Data controls → Improve the model for everyone → kapat → Done. Bundan sonraki sohbetlerin model eğitiminde kullanılmaz; sohbetler geçmişinde kalmaya devam eder. Dikkat: ayar kapalıyken bir yanıta beğen/beğenme verirsen, OpenAI'nin yardım sayfasına göre o sohbetin tamamı eğitimde kullanılabilir.
• Gemini: Google'ın gizlilik sayfası, bir inceleyicinin görmesini istemediğin gizli bilgiyi girmemeni istiyor.

En güvenli yol yine aynı: müşteri adı, fiyat ya da kişisel veriyi notta "Müşteri A", "X tutarı" gibi yer tutucularla değiştir; tablo çıktıktan sonra gerçek adları sen yaz.

Sık hatalar

• Toplantı tarihini vermemek. "Haftaya" kelimesi tarihe dönüşmez, ya da yanlış güne dönüşür.
• "?" kuralını prompttan silmek. Boşluklar sessizce tahminle dolar.
• E-postayı okumadan göndermek. Taslak taslaktır; son karar senin.
• Gizli toplantıyı kişisel hesaba yapıştırmak. Önce şirket kuralı.

Takılırsan @jarvisasistan'a DM at ya da WhatsApp'tan yaz.