Google E-Tablolar'da müşteri listesi temizleme: boşluk, büyük/küçük harf, telefon ve kopyalar

Bir müşteri listesi zamanla kirlenir. Biri adı küçük harfle yazar, biri sonuna boşluk bırakır, biri telefonu "0532 123 45 67", diğeri "5321234567" diye girer. Sonuç: aynı müşteri listede üç kez, üç farklı yazımla durur. Toplu mesaj iki kez gider, sayılar şişer, kimin gerçekten müşteri olduğu belirsizleşir.

Bu rehberde Google E-Tablolar'ın kendi araçlarıyla ve AI işleviyle listeyi beş adımda temizliyoruz. Sıra önemli: önce teşhis, sonra düzelt, en son sil. Kopyaları baştan silmeye kalkarsan farklı yazılmış aynı kişiler "farklı" sayılır ve listede kalır.

0. Önce yedek al

Kopyaları kaldırma işlemi satır siler. Başlamadan önce sürümü işaretle:

1. Sağ üstte son düzenleme bilgisine (sürüm geçmişi) tıkla.
2. Geçerli sürümü seç, More › Name this version ile "temizlik öncesi" gibi bir ad ver.
3. Bir şey ters giderse aynı panelden o sürümü seç, üstteki Restore this version düğmesine tıkla ve Restore ile onayla.

Google'ın yardım sayfasına göre bir e-tabloda en fazla 15 adlandırılmış sürüm tutulabilir.

1. Teşhis: Temizlik önerileri

1. Listeyi Google E-Tablolar'da aç.
2. Üstte Veri › Veri temizliği › Temizlik önerileri'ni tıkla.
3. Sağda açılan kenar çubuğunda her sütunun simgesine tıkla, önerilere bak. Bir önerinin üzerine geldiğinde ilgili hücreler vurgulanır.

Google'a göre bu araç fazladan boşlukları, yinelemeleri, eksik sayı biçimini, anormallikleri ve tutarsız verileri belirler. Hatalar kırmızı, diğer öneriler yeşil görünür. Veri › Sütun İstatistikleri de işine yarar: bir sütunun dağılımını ve en sık ya da en seyrek geçen değerlerini gösteren sıklık tablosunu açar. Sütunlar arasında kenar çubuğunun üstündeki oklarla geçersin.

2. Boşluk ve büyük/küçük harf: tek formül

Ad sütunu A ise, boş bir sütunun ikinci satırına şunu yaz ve aşağı doğru doldur:

=YAZIM.DÜZENİ(KIRP(A2))

• KIRP (TRIM) metnin başındaki, sonundaki ve tekrar eden boşlukları kaldırır, kelimeler arasında tek boşluk bırakır.
• YAZIM.DÜZENİ (PROPER) her kelimenin ilk harfini büyük, kalanını küçük yapar.

Örnek: " ayşe KORKMAZ " → "Ayşe Korkmaz".

Türkçe işlev adı hata verirse: E-Tablolar'da Dosya › Ayarlar'da, Görüntüleme dili altında "İşlev adlarını daima İngilizce kullan" kutusu işaretli olabilir. Bu durumda aynı formülü İngilizce adlarla yaz: =PROPER(TRIM(A2)). Türkçe adları görmek istersen kutunun işaretini kaldır.

Ayırıcıya dikkat: Google'ın Türkçe yardım sayfalarında bazı örnekler bağımsız değişkenleri virgülle (,), bazıları noktalı virgülle (;) ayırır; bu, e-tablonun yerel ayarına göre değişebilir. Aşağıdaki iki bağımsız değişkenli formüllerden biri ayrıştırma hatası verirse virgülleri noktalı virgülle değiştir.

Yalnız boşluk sorunu varsa formül yazmadan da olur: aralığı seç, Veri › Veri temizliği › Boşlukları kaldır. Bu iki yol da &nbsp gibi bölünemez boşlukları silmez; web sitesinden kopyalanan verilerde bu boşluk kalabilir.

Formülün sonucunu gözle kontrol et. Google'ın kendi örneğinde YAZIM.DÜZENİ("mcLeod") sonucu "Mcleod" olur; yani kelimenin ortasındaki büyük harf küçülür. Şirket kısaltmaları (ör. "ABC Ltd.") da bozulabilir; bu satırları elle düzelt. Türkçe I/İ ve ı/i harfleri geçen adlara (ör. "IŞIK", "İLKER") da ayrıca bak.

Düzelttiğin sütunu kalıcı yapmak için sütunu kopyala, aynı yere yalnızca değerleri yapıştır. Böylece eski sütunu silince formül bozulmaz.

3. Telefonları tek biçime getir: AI işlevi

Telefon sütunu C ise, boş bir sütuna:

=AI("Bu telefonu 0XXX XXX XX XX biçiminde yaz. Rakam eksikse yalnız EKSİK yaz.", C2)

1. Formülü yaz, hücreyi (ya da doldurduğun hücreleri) seç.
2. Oluştur ve ekle'yi tıkla. Çıktıyı güncellemek için Yenile ve ekle var.
3. İstersen işlevi Ekle › İşlev › Yapay zeka yolundan da ekleyebilirsin; =Gemini() yazımı da aynı işi görür.

Google'ın belirttiği sınırlar: işlev tüm e-tabloyu göremez, ona veriyi aralıkla verirsin; bir çalıştırmada seçili ilk 350 AI hücresi üretilir; geri al/yinele çalışmaz, yeniden oluşturursun. Google ayrıca Gemini'nin yanlış bilgi önerebileceğini, çıktının kontrol edilmesi gerektiğini yazıyor. Bu yüzden sonuç sütununu bir göz gezdir: "EKSİK" yazanlara ve rakam sayısı tutmayanlara bak.

Kişisel veri: Telefon ve ad kişisel veridir. Listeyi AI işlevine vermeden önce şirketinin veri işleme kurallarına bak; emin değilsen aşağıdaki kurala dayalı formülü kullan.

AI işlevin yoksa: aynı işi kurala dayalı formülle yap. Aşağıdaki formül hücredeki rakam dışı her şeyi siler:

=REGEXREPLACE(TO_TEXT(C2), "\D", "")

Google'ın belgesine göre REGEXREPLACE yalnız metin girdisiyle çalışır; telefon sayı olarak kaydedildiyse önce metne çevirmek gerekir. TO_TEXT sayıyı metne çevirir, metni olduğu gibi bırakır. Bu formül biçim vermez ama "0532 123 45 67" ile "0532-123-45-67" satırlarını aynı değere indirir. Dikkat: "+90 532 123 4567" sonucu "905321234567", "5321234567" ise başında 0 olmadan kalır; bu satırları önce sırala, başlarını elle ya da AI işleviyle eşitle, sonra kopya kaldırmaya geç.

4. Kopyaları kaldır (düzelttikten sonra)

Artık aynı kişi aynı biçimde yazıldı. Şimdi silebiliriz:

1. Tüm veri aralığını seç.
2. Veri › Veri temizliği › Kopyaları kaldır'ı tıkla.
3. Hangi sütunların karşılaştırılacağını seç. Ad ve telefonu işaretle; not ya da tarih sütunlarını işaretleme, yoksa aynı kişinin farklı notlu iki satırı "farklı" sayılır.
4. Verinde başlık satırı varsa ilgili kutuyu işaretle.
5. Yinelenenleri kaldır'ı tıkla.

Google'a göre aynı değere sahip ama büyük/küçük harf ya da biçim farkı olan hücreler yinelenen sayılır. Aralıkta tek bir hücre seçersen yinelenenler tüm aralık için kaldırılır; bu yüzden aralığı bilerek seç.

5. Kalan benzerleri AI ile işaretle

"A. Korkmaz" ile "Ayşe Korkmaz" gibi kayıtlar aynı değer olmadığı için 4. adımda kalır. Telefonlar artık tek biçimde olduğu için listeyi telefon sütununa göre sırala; aynı numaralı satırlar alt alta gelir. Sütunlar A: ad, B: e-posta, C: telefon ise yan sütunun ikinci satırına şunu yaz ve aşağı doldur (her satır bir altındakiyle karşılaştırılır):

=AI("Bu iki satır aynı müşteri mi? Ad, telefon ve e-postaya bak. Yalnız AYNI ya da FARKLI yaz.", A2:C3)

AYNI çıkan satırları sen birleştir ya da sil. AI işaretler, karar senindir.

Sık hatalar

• Önce silmek: kopyaları ilk adımda kaldırmak farklı yazılmış kişileri listede bırakır.
• Formülü kalıcı yapmamak: kaynak sütunu silersen formül sonuçları bozulur. Önce değer olarak yapıştır.
• Tüm sütunları karşılaştırmak: not ve tarih sütunları aynı kişiyi farklı gösterir.
• AI çıktısını kontrol etmemek: 350 hücre sınırını ve yanlış çıktı olasılığını unutma.
• Kişisel veri: müşteri listesi kişisel veri içerir. Paylaşım ayarlarını ve şirketinin veri kurallarını kontrol etmeden dosyayı başkasıyla paylaşma.

Excel kullanıyorsan

KIRP ve YAZIM.DÜZENİ Excel'in Türkçe sürümünde de aynı adla var. Microsoft'a göre KIRP sözcükler arasındaki tek boşluklar dışında tüm boşlukları kaldırır; YAZIM.DÜZENİ ilk harfi ve harf dışı karakterden sonra gelen harfleri büyük, kalanları küçük yapar. Veri temizliği menüsü ve =AI() işlevi ise Google E-Tablolar'a özgü.

Takılırsan @jarvisasistan'a DM at ya da WhatsApp'tan yaz; listenin bir örneğini (kişisel bilgileri silerek) gönder, birlikte bakalım.