Elektronik fatura artık küçük işletmeler için de gündemin içinde. Bir yandan zorunluluk kapsamı genişliyor, bir yandan da işletmeler faturalarını muhasebe programında ayrıca girmek yerine kendi satış ya da sipariş sistemlerinden doğrudan kesmek istiyor.
Bu yazı hukuki ya da mali danışmanlık değildir; bir yazılım firması olarak işletmelerin bu geçişte sorduğu teknik soruları ve karşılaştığımız düzenlemeleri özetliyor. Kararınızı vermeden önce mali müşavirinizle konuşun ve güncel kuralları Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) kaynaklarından doğrulayın.
e-Fatura ve e-Arşiv: hangisi ne zaman?
| e-Fatura | e-Arşiv | |
|---|---|---|
| Kime düzenlenir? | e-Fatura sistemine kayıtlı alıcıya | Kayıtlı olmayan alıcıya (ör. nihai tüketici) |
| Nasıl iletilir? | Alıcının elektronik posta kutusuna | E-posta, bağlantı ya da kâğıt çıktı |
| Alıcı itiraz edebilir mi? | Ticari faturada belirli sürede kabul/ret | Hayır |
Pratikte e-Fatura'ya geçen bir işletme hem e-Fatura hem e-Arşiv düzenler: alıcı kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv. Yazılımın bunu alıcının vergi numarasıyla otomatik sorgulayıp doğru belge türünü seçmesi gerekir.
Kimler zorunlu?
GİB tebliğlerinde (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ve sonraki değişiklikleri) belirlenen başlıca kurallar:
- e-Fatura: Brüt satış hasılatı belirli bir eşiği aşan mükellefler, eşiğin aşıldığı yılı izleyen yılın yedinci ayı başından itibaren geçmek zorundadır. Genel eşik 3 milyon TL'dir; e-ticaret, gayrimenkul ve motorlu taşıt gibi bazı sektörler için eşik daha düşüktür.
- e-Arşiv: e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayanların düzenlemesi gereken faturalar için kapsam 2026 itibarıyla önemli ölçüde genişletildi; basit usul ve işletme hesabı esasına tabi mükellefler için farklı tarih öngörüldü.
Eşikler ve tarihler değişebildiği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle birlikte kontrol edin. Zorunlu olduğu hâlde kâğıt fatura düzenlemenin cezai sonuçları vardır.
Üç yöntem
GİB, e-Fatura ve e-Arşiv için üç yöntem tanımlar:
1. GİB Portal
GİB'in kendi web arayüzünden fatura düzenlenir. Ücretsizdir, ama faturalar elle tek tek girilir; başka bir yazılımla bağlantı kurulamaz. Az sayıda fatura kesen işletmeler için uygundur.
2. Özel entegratör
GİB'den izin almış özel entegratör firmaları aracılığıyla fatura gönderilir. Entegratör hem bir web arayüzü hem de yazılımların bağlanabileceği bir API sunar. Belge başına (kontör) ya da paket ücretlendirme yapılır. Kendi yazılımınızdan fatura kesmenin en yaygın yolu budur.
3. Doğrudan entegrasyon
İşletmenin kendi sistemini GİB'e doğrudan bağlamasıdır. Yalnız kendi belgeleri için mümkündür; teknik ve güvenlik şartları ağırdır, büyük işletmelere uygundur.
Kendi yazılımınızdan fatura kesmek
Çoğu işletme için doğru kurgu şöyledir:
- Satış, sipariş ya da hizmet kaydı kendi sisteminizde oluşur.
- Sistem faturayı UBL-TR biçiminde (GİB'in XML standardı) hazırlar.
- Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı entegratörden sorgulanır.
- Fatura entegratörün API'si ile gönderilir; dönen fatura numarası ve ETTN kayda yazılır.
- Faturanın PDF'i müşteriye e-posta ya da WhatsApp ile iletilir.
- Gelen faturalar da entegratörden çekilip sisteme alınabilir.
Böylece fatura bir kez, işin olduğu yerde kesilir; muhasebe programına ayrıca girilmez.
Saklama ve mali mühür
- e-Belgelerin yasal saklama yükümlülüğü vardır ve saklamanın Türkiye'de yapılması gerekir. Başkası adına e-belge saklamak GİB izni gerektirir; bu yüzden yasal arşivi özel entegratöre bırakmak, kendi yazılımınızda ise kopyasını tutmak doğru yaklaşımdır.
- Başvuru için şirketler mali mühür, şahıs işletmeleri nitelikli elektronik sertifika (e-imza) kullanır. Özel entegratör kullananlar belgelerini entegratörün mali mührüyle onaylatabilir.
Geçiş için kontrol listesi
- Zorunluluk durumunu ve tarihini mali müşavirle netleştirin
- Mali mühür ya da e-imza başvurusunu yapın
- Özel entegratör seçin; API belgesi ve test ortamı olup olmadığını sorun
- Fatura seri ve numara kurallarını belirleyin
- Ürün ve hizmet kartlarındaki birim, KDV oranı ve istisna kodlarını düzenleyin
- Müşteri kartlarında vergi numarası ve adres bilgilerini tamamlayın
- Test ortamında deneme faturaları kesin
- Gelen faturaların nasıl alınacağını planlayın
Yazılım tarafında dikkat edilenler
Bir entegratörün test ortamında çalışırken gördüğümüz bazı noktalar: fatura serisi tanımlanmadan gönderim reddedilir; boş bırakılan bazı zorunlu XML alanları hata döndürür; aynı faturanın ikinci kez gönderimi çakışma hatası verir. Bunlar canlıya geçmeden test ortamında ölçülmesi gereken şeylerdir.
Faturalarınızın sipariş ya da satış sisteminizden doğrudan kesilmesini istiyorsanız entegrasyon hizmetimize ve ön muhasebe çözümlerimize göz atabilir ya da bize yazabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?
e-Fatura, sistemde kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenir ve alıcının posta kutusuna elektronik olarak ulaşır. e-Arşiv ise alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse (örneğin nihai tüketici) düzenlenir ve alıcıya e-posta ya da kâğıt çıktı olarak iletilebilir.
Kendi yazılımımızdan fatura kesebilir miyiz?
Evet. Yazılımınız faturayı oluşturur, bir özel entegratörün sunduğu bağlantı (API) üzerinden gönderir; resmî iletim ve saklama entegratör tarafından yapılır.
Zorunluluk eşiklerini nereden öğrenirim?
Eşikler ve geçiş tarihleri Gelir İdaresi Başkanlığı'nın tebliğleriyle belirlenir ve değişebilir. Güncel durumu ebelge.gib.gov.tr adresinden ve mali müşavirinizden doğrulayın.
Bu konuda bir projeniz mi var?
Bize anlatın