Yapay zekâ ile fiyat teklifi hazırlama: kalem açıklaması, kapsam, KDV dahil ve hariç hesap, geçerlilik süresi

Müşteri WhatsApp'tan "bu iş kaç para?" diye yazdı. Çoğumuz hemen "6 bin olur abi" diye yanıtlıyoruz. Sonra sorular başlıyor: KDV dahil miydi, gaz dolumu fiyata girdi mi, geçen ay verdiğin fiyat hâlâ geçerli mi? Tek satırlık fiyat, sonradan tartışma çıkarır. Bu rehberde aynı soruya beş dakikada düzgün bir teklifle yanıt vereceğiz: yapay zekâyla kalem açıklamaları ve kapsam metni, doğru KDV hesabı, geçerlilik süresi ve PDF.

Örnek olarak bir klima servisini kullanıyoruz: 3 klimanın bakımı, 1 gaz dolumu ve yol-servis bedeli. Rakamlar örnektir; kendi işinin rakamlarını sen yazacaksın.

1. Teklifte olması gerekenleri topla

Yapay zekâyı açmadan önce bilgiyi elinde topla. Düzgün bir teklifte şunlar bulunur:

1. Senin firma bilgin: ad, telefon, adres; varsa vergi dairesi ve numarası.
2. Müşterinin adı ve teklif numarası ile tarihi.
3. Her kalem ayrı satırda: ürün ya da hizmet, miktar, birim, birim fiyat.
4. Her kalemin KDV oranı.
5. Ara toplam, KDV tutarı ve genel toplam ayrı satırlarda.
6. Geçerlilik süresi: fiyatın ne zamana kadar geçerli olduğu.
7. Ödeme ve teslim koşulları; teklife dahil olmayanlar.

Son madde özellikle önemli: "Bu dahil değildi" tartışmasını baştan keser.

2. Kalem açıklamalarını yapay zekâya yazdır

Kullandığın yapay zekâ asistanını (ChatGPT, Gemini ya da Claude) aç ve şu komutu kendi kalemlerinle doldur:

Klima servisi olarak müşteriye fiyat teklifi hazırlıyorum.
Aşağıdaki kalemlerin her birine teklif için tek cümlelik açıklama yaz.
Her açıklama en fazla 15 kelime olsun.
Fiyat, süre ya da yeni iş ekleme; yalnızca verdiğim bilgiyi kullan.
- Klima bakımı, 3 adet: filtre ve iç ünite temizliği
- Gaz dolumu, 1 adet
- Yol ve servis

Çıkan cümleleri tek tek oku. Listede olmayan bir iş ("dış ünite yıkaması dahil" gibi) eklenmişse sil. Eklenen her kelime, müşterinin senden isteyeceği bir iştir.

3. Kapsam metnini yazdır

İkinci komut, teklifin en çok tartışma önleyen bölümünü yazar:

Bu teklif için iki kısa bölüm yaz: "Kapsama dahil" ve "Kapsam dışı".
Her bölüm 3 madde olsun.
Emin olmadığın yere [?] koy. Rakam yazma.
İş: 3 split klima bakımı ve 1 gaz dolumu.

[?] işaretli maddeleri kendin doldur ya da sil. Yapay zekâ senin işini bilmez; boşluğu tahminle doldurmasındansa işaret koyması daha güvenlidir.

4. KDV dahil ve hariç tutarı hesapla

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayımladığı güncel KDV oranları belgesine göre:

• Ekli listelerde yer almayan işlemler için genel oran %20 (7346 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı, yürürlük 10 Temmuz 2023).
• Karar'a ekli (I) sayılı listedeki teslim ve hizmetler için %1.
• (II) sayılı listedeki teslim ve hizmetler için %10.

Yani oran, sattığın mala ya da verdiğin hizmete göre değişir. Hangi orana girdiğini muhasebecinle teyit et. Hesap şöyle:

• KDV hariç tutardan dahile: tutar × (1 + oran). %20 için tutar × 1,20.
• KDV dahil tutardan hariçe: tutar ÷ (1 + oran). %20 için tutar ÷ 1,20.
• KDV tutarı: KDV hariç tutar × oran.

Örnek teklif (genel oran varsayıldı):

Müşteri "6 bin" duyup 7.200 ₺ fatura görürse güven kaybedersin. Tabloda iki toplamı da yazmak bu yüzden önemli.

5. Altına dört satır yaz

Teklifin en altına şu dört satırı kendi bilgilerinle ekle:

1. Bu teklif düzenlendiği tarihten itibaren 15 gün geçerlidir.
2. Fiyatlara KDV dahil değildir; KDV ayrıca gösterilmiştir.
3. Ödeme: iş tesliminde, nakit ya da havale.
4. Teslim: onaydan sonra 2 iş günü içinde.

Süreyi ve koşulları kendi işine göre seç; yukarıdakiler yalnız örnektir.

6. Ücretsiz araçla PDF'e dök

Tabloyu elle çizmek zorunda değilsin. Eleonor Software'in ücretsiz fiyat teklifi oluşturucusunu aç: eleonorsoftware.com/araclar/fiyat-teklifi-olusturma

1. Firmanız bölümüne firma adını, adresini, telefonunu ve e-postanı yaz. Logo ve vergi bilgisi isteğe bağlı.
2. Müşteri ve teklif bölümünde müşteri adını, teklif numarasını, tarihi, Geçerlilik (gün) alanını ve para birimini (₺, $, €) doldur.
3. Kalemler bölümünde her satıra ürün ya da hizmet, miktar, birim ve Birim fiyat (KDV hariç) gir; KDV oranını %20, %10, %1 ya da %0 arasından seç. Yeni satır için Kalem ekle.
4. Notlar ve koşullar bölümündeki Ödeme, teslim ve diğer koşullar alanına 5. adımdaki satırları yapıştır. Yapay zekânın yazdığı kapsam metnini de buraya ekleyebilirsin.
5. PDF olarak kaydet / yazdır düğmesine bas; tarayıcının açtığı yazdırma penceresinde hedef olarak PDF'e kaydetme seçeneğini seç. PDF'i WhatsApp'tan müşteriye gönder.

Sayfadaki nota göre girdiğin bilgiler yalnız kendi tarayıcında saklanıyor, Eleonor Software'e gönderilmiyor. İşin bitince Formu temizle düğmesiyle silebilirsin.

Sık yapılan hatalar

• Fiyatı yapay zekâya bırakmak. Asistan piyasa fiyatı uydurabilir. Rakamı her zaman sen yaz, toplamı kendin kontrol et.
• Müşteri bilgisini sohbete yapıştırmak. Google, gözden geçiren birinin görmesini istemediğin gizli bilgiyi Gemini'ye girmemeni öneriyor. Komutta müşteri adı, telefonu ya da adresi olmasın; onları teklif formuna sen yaz.
• "KDV dahil mi?" sorusunu açık bırakmak. Ara toplamı, KDV'yi ve genel toplamı ayrı satırlarda göster.
• Süresiz teklif. Geçerlilik süresi yazmazsan, aylar sonra eski fiyattan iş istenebilir.
• Teklifi fatura sanmak. Teklif, fiyat ve koşulların önerisidir; fatura yerine geçmez. Satış gerçekleşince e-fatura ya da e-arşiv fatura düzenlenir.

Takılırsan @jarvisasistan'a DM at ya da WhatsApp'tan yaz, birlikte çözelim.