Gmail filtreleriyle gelen kutusunu düzenleme: faturalar etikete, bültenler arşive, önemli gönderen yıldızlı

Gelen kutusunda faturalar, kampanya bültenleri, bildirimler ve gerçekten okuman gereken e-postalar aynı listede akıyorsa, önemli olan kaybolur. Bunu her sabah elle ayıklamak yerine Gmail'in kendi filtresine bırakabilirsin. Filtre, bir arama ve bir işlemden oluşur: Gmail önce senin yazdığın aramaya uyan iletiyi tanır, sonra seçtiğin işlemi uygular. Etiketleme, arşivleme, yıldız ekleme, silme ve iletme gibi seçenekler var.

Bu rehberde dört somut örnek kuracağız: faturaları bir etikete toplamak, bültenleri gelen kutusuna uğratmadan arşive göndermek, önemli bir göndereni yıldızlamak ve birikmiş okunmamış yığını tek aramayla bulmak. Ek uygulama, eklenti ya da kod yok; yalnızca Gmail'in yerleşik özellikleri.

1. Filtre nasıl oluşturulur?

Google'ın Gmail Yardım sayfasındaki yol (bilgisayar):

1. Gmail'i aç.
2. En üstteki arama kutusunda arama seçeneklerini göster simgesine tıkla.
3. Arama ölçütlerini gir. İstersen Arama'ya tıklayıp hangi e-postaların eşleştiğine bak.
4. Arama penceresinin altındaki Filtre oluştur'a tıkla.
5. Filtrenin ne yapacağını seç: etiketleme, arşivleme, yıldız ekleme gibi.
6. Yeniden Filtre oluştur'a tıkla.

Daha kısa bir yol da var: elindeki bir e-postanın kutucuğunu işaretle, Diğer simgesine tıkla, Bunun gibi iletilere filtre uygula seçeneğini seç, ölçütü düzenle ve Filtre oluştur de.

Etiket kullanacaksan önce etiketi aç: sol tarafta Etiketler'in yanındaki Yeni etiket oluştur simgesine tıkla, adını yaz ve Oluştur de. Etiketlerini yalnızca sen görürsün; e-posta gönderdiğin kişiler görmez.

2. Ölçüler: işine yarayacak arama operatörleri

Filtrenin kalbi arama satırıdır. Gmail Yardım'daki arama operatörleri listesinden en çok işe yarayanlar:

Bir filtrede birden fazla ölçüt yazarsan, iletinin hepsine uyması gerekir. Örnekteki adresler temsilîdir; kendi gönderen adreslerini yaz.

3. Tarif: faturaları tek etikete topla

Arama satırı:

subject:fatura filename:pdf

İşlem: etiketle, etiket olarak Faturalar'ı seç. Konusunda "fatura" geçen ve PDF eki olan e-postalar artık bu etikette toplanır. Faturaları Drive'a kaydetmek ayrı bir iştir; burada yalnızca Gmail içinde düzen kuruyoruz.

İpucu: Bazı firmalar konuya "fatura" yazmaz. Önce Arama ile sonucu kontrol et; eksik kalan firmayı {subject:fatura from:faturalar@example.com} filename:pdf gibi bir satırla ekleyebilirsin.

4. Tarif: bültenleri gelen kutusuna uğratmadan arşivle

Arama satırı:

{from:bulten@example.com from:haber@example.org}

İşlem: gelen kutusunu atla, yani arşivle (Google'ın gelişmiş filtre örneklerinde bu işlemin İngilizce adı Skip the Inbox) ve etiketle, etiket olarak Bültenler'i seç. Böylece bültenler gelen kutusunu doldurmaz ama kaybolmaz da: arşivlenen iletiler sol taraftaki Diğer menüsünde Tüm Postalar altında, ya da in:archive aramasıyla bulunur. Okumak istediğinde Bültenler etiketine tıklaman yeter.

5. Tarif: önemli göndereni yıldızla

Arama satırı:

from:muhasebeci@example.com has:attachment

İşlem: yıldız ekle. Muhasebecinden, müşterinden ya da okulundan ekli gelen her e-posta yıldızlı olarak gelir, kalabalık listede bile gözden kaçmaz. Yalnızca o kişiden gelen her şeyi yıldızlamak istiyorsan has:attachment kısmını sil.

6. Birikmiş yığın: okunmamışları tek aramayla bul

Filtreler düzeni kurar; zaten birikmiş okunmamış yığın için ayrıca bir arama işini görür:

is:unread older_than:6m category:promotions

Bu satır, altı aydan eski ve hâlâ okunmamış kampanya e-postalarını listeler. Sonuçlarda kutucukları işaretle ve üstteki Arşivle simgesine tıkla. Klavye kısayolları açıksa E tuşu da aynı işi görür; kısayolları Ayarlar > Tüm ayarları göster > Klavye kısayolları bölümünden açabilirsin. Silmiyorsun; ihtiyaç olursa Tüm Postalar'da hâlâ durur. Süreyi older_than:1y ile uzatabilir, category:promotions kısmını kaldırarak aramayı genişletebilirsin. Genişlettikçe sonuçlara daha dikkatli bak.

7. Filtreyi düzeltmek ya da kaldırmak

1. Sağ üstteki Ayarlar simgesine, ardından Tüm ayarları göster'e tıkla.
2. Filtreler ve Engellenen Adresler sekmesine geç.
3. Filtreyi bul; Düzenle ya da Sil'e tıkla. Düzenlediysen Devam'a bas.
4. Filtreyi güncelle ya da Tamam ile bitir.

Sık hatalar

• Aramayı denemeden kaydetmek. Ölçütü girdikten sonra mutlaka Arama ile hangi e-postaların eşleştiğine bak. Geniş bir kelime, istemediğin e-postaları da süzer.
• Silme işlemini seçmek. Filtrenin silme seçeneği de var. Yanlış eşleşen bir e-posta çöpe gider ve fark etmeyebilirsin. Arşivlemek çoğu zaman yeterli ve geri dönüşü kolay.
• Tek filtreye birden fazla etiket beklemek. Google'ın Gmail API belgesine göre filtre başına yalnızca bir kullanıcı tanımlı etikete izin veriliyor. İki etiket için iki filtre kur.
• Yanıtların da süzüleceğini sanmak. Gmail Yardım'a göre filtrelenen bir iletiye gelen yanıt, yalnızca aynı ölçütlerle eşleşirse filtrelenir.
• Yönlendirme filtresini eski e-postalar için kurmak. İletileri yönlendiren filtreler yalnızca oluşturulduktan sonra gelen iletilere uygulanır.

Filtreleri bir kez kurduğunda gelen kutusu, gerçekten senin yanıtlaman gereken e-postalara kalır. Yeni bir bülten ya da fatura gönderen eklendikçe ilgili filtreyi Düzenle ile güncellemen yeter. Takılırsan @jarvisasistan'a DM at ya da WhatsApp'tan yaz, birlikte bakalım.