Google E-Tablolar'da stok takip tablosu: azalan ürünü kırmızıya boyayan kural

Küçük bir dükkânda ya da atölyede stok çoğu zaman "bitince fark edilir". Raf boşalır, müşteri sorar, sipariş ancak o gün verilir. Bu rehberde Google E-Tablolar'da dört sütunluk bir stok tablosu kuracağız: her ürün için bir kritik seviye belirleyeceksin, adet o seviyeye inince satır kendiliğinden kırmızıya dönecek ve yanına "SİPARİŞ VER" notu düşecek. Ücretli bir program gerekmez; Google hesabın yeter.

1. Tabloyu dört sütunla kur

Yeni bir E-Tablolar dosyası aç ve 1. satıra şu başlıkları yaz:

Ürünleri 2. satırdan başlayarak alt alta yaz. Kritik seviyeyi tahminle değil, tedarik süresine göre belirle: siparişin gelmesi bir hafta sürüyorsa, bir haftada ortalama ne kadar sattığını yaz. Bu sayı her ürün için farklı olabilir; tablonun güzelliği de burada.

2. Azalan stoğu kırmızı yapan kuralı ekle

Google'ın koşullu biçimlendirme belgesindeki adımlar:

1. Kuralın geçerli olacağı aralığı seç; örneğin A2:D200. Böylece kural bütün satırı boyar.
2. Üst menüden Biçim > Koşullu biçimlendirme'ye tıkla. Sağda bir panel açılır.
3. Şu koşulun geçerli olması durumunda hücreleri biçimlendir açılır menüsünden Özel formül'ü seç. Aralıkta zaten bir kural varsa önce Yeni kural ekle'ye tıkla.
4. Değer veya formül alanına şunu yapıştır:

=VE($B2<>"";$B2<=$C2)

5. Biçimlendirme stili bölümünde dolgu rengini kırmızı seç.
6. Bitti'ye tıkla.

İşlevlerin İngilizce görünüyorsa aynı kural şöyle yazılır:

=AND($B2<>"";$B2<=$C2)

Formül ayrıştırma hatası alırsan ayırıcıya bak: buradaki formüller noktalı virgülle yazıldı. Tablon virgül bekliyorsa ; işaretlerini , ile değiştir, örneğin =AND($B2<>"",$B2<=$C2).

Formül ne diyor?

• $B2<=$C2: Adet, kritik seviyeye eşit ya da altındaysa doğru.
• $B2<>"": Adet hücresi boş değilse doğru. Bu şart olmazsa henüz doldurmadığın boş satırlar da kırmızı görünür, çünkü boş hücre karşılaştırmada sıfır gibi davranır.
• $ işareti sütunu sabitler. Google'ın belgesine göre $ konmazsa kural diğer hücrelere uygulanırken başvuru kayar. Biz sütunu sabitleyip satır numarasını serbest bırakıyoruz; böylece C2 hücresi de, D2 hücresi de kendi satırındaki B ve C değerine bakar ve satırın tamamı aynı renge boyanır.

3. Durum sütunu sipariş notunu yazsın

Renk göz için iyidir ama filtrelemek ve listeye dökmek için yazı daha kullanışlı. D2 hücresine şunu yaz:

=EĞER(VE(B2<>"";B2<=C2);"SİPARİŞ VER";"")

İngilizce işlev adlarıyla:

=IF(AND(B2<>"";B2<=C2);"SİPARİŞ VER";"")

Sonra D2'yi kopyalayıp aşağıdaki satırlara yapıştır. Adet kritiğe inen her satırda "SİPARİŞ VER" yazacak, diğerlerinde hücre boş kalacak. Haftalık sipariş günü sadece D sütununa bakman yeter.

4. Başka bir formül lazımsa yapay zekâya tarif et

Kritikteki ürün sayısını görmek, kategoriye göre toplam almak gibi yeni bir ihtiyaç çıktığında formülü ezberlemene gerek yok. ChatGPT, Claude ya da Gemini sohbetine şu kalıbı yapıştır, köşeli parantezi kendi isteğinle değiştir:

Türkçe Google E-Tablolar kullanıyorum.
A sütununda ürün, B'de adet, C'de kritik seviye var; başlıklar 1. satırda.
İstediğim: [kritik seviyedeki ürün sayısını F1 hücresinde göster].
Formülü tek satır ver, ayırıcı noktalı virgül olsun
ve ne yaptığını bir cümleyle açıkla.

Programı, işlev dilini ve ayırıcıyı yazmak önemli; yoksa çoğu zaman İngilizce adlı, virgüllü bir formül gelir ve Türkçe tablon hata verebilir.

Hesabında E-Tablolar için Gemini açıksa sağ üstteki Ask Gemini düğmesine tıklayıp isteği yan panele de yazabilirsin; Insert formülü seçili hücreye ekler, Retry başka bir sürüm getirir. Google'a göre bu özellik uygun bir Google Workspace ya da Google AI planı gerektirir ve Gemini yanlış öneride bulunabilir. Gelen formülü her zaman önce üç dört satırlık örnekte dene, sonucu elle kontrol et.

5. Depodayken telefondan güncelle

Sayımı rafın başında yapıyorsan bilgisayara dönmen gerekmez. Google'ın Android belgesine göre:

1. Google E-Tablolar uygulamasında tabloyu aç.
2. Değiştirmek istediğin Adet hücresine iki kez dokun.
3. Yeni sayıyı yaz.
4. Bitti simgesine dokun.

Yanlış yazarsan ekranın üstündeki Geri al simgesiyle dönebilirsin. Kural tabloda kayıtlı olduğu için senin yapman gereken tek şey sayıyı güncel tutmak. İstersen kuralı da telefondan kurabilirsin: aralığı seç, Biçim simgesine dokun, Koşullu biçimlendirme'yi aç (kural zaten varsa Ekle'ye dokun), Özel formül'ü seç, formülü Değer veya formül alanına gir ve Bitti'ye dokun.

6. Sık hatalar

• $ işaretini unutmak. Kural her hücrede bir sütun yana kayar ve yanlış satırlar boyanır.
• Başka sayfaya bakan formül. Koşullu biçimlendirme formülleri yalnız aynı sayfaya başvurabilir; kritik seviyeleri ayrı bir sayfada tutuyorsan Google'ın önerdiği gibi DOLAYLI (INDIRECT) işlevini kullanman gerekir. En kolayı, kritik sütununu aynı sayfada tutmak.
• Çakışan kurallar. Kurallar sırayla denetlenir ve doğru çıkan ilk kural biçimi belirler. Aynı aralıkta satırı yeşile boyayan başka bir kuralın da varsa sırayı panelde sürükleyerek düzelt.
• Yanlış işlev dili ya da ayırıcı. Dosya > Ayarlar'daki "Görüntüleme dili" bölümünde "İşlev adlarını daima İngilizce kullan" kutusu işaretliyse VE/EĞER yerine AND/IF yaz. Formül yine hata verirse noktalı virgülleri virgülle değiştirip dene.
• Gerçek veriyi sohbete yapıştırmak. Formül için sütun adları ve birkaç uydurma satır yeter. Tedarikçi fiyatı, müşteri adı gibi bilgileri yapay zekâ sohbetine yapıştırma.

Özet

Dört sütun, tek bir koşullu biçimlendirme kuralı ve bir EĞER formülüyle stoğun "bitince" değil "bitmeden" haber verir. Kritik seviyeyi tedarik süresine göre belirle, sayıları telefondan güncel tut, sipariş gününde yalnız kırmızı satırlara bak.

Takılırsan @jarvisasistan'a DM at ya da WhatsApp'tan yaz; tablonun ekran görüntüsünü (gerçek fiyatları gizleyerek) gönderirsen birlikte bakarız.